Mantén en orden tus documentos con la nueva actualización de Folios

¿Qué puedes lograr con esta innovación?

En las empresas es común tener folios y series en sus documentos oficiales, esto les permite ordenar su documentación, sin embargo cuando el volumen de documentos empieza a incrementar o diferentes personas crean un mismo tipo de documentos, se pierde el orden establecido, lo cual pone en riesgo el control de la información.

Con la actualización en los folios que te ofrece SalesUp!, logrará tener mayor control y orden en tus documentos, debido a que te permite establecer previamente las normas que quieres que se sigan en toda la documentación de tu empresa.

¿En qué consiste la actualización de folios?

Se trata de crear y personalizar tus propios catálogos de folios, en cada uno de ellos podrás configurar una norma o regla específica, incluso puedes establecer folios y series exclusivos por ejecutivo, grupo de ejecutivos o tipo de documento. Veamos a continuación cómo empezar a crear tus folios personalizados.

Pasos para configurar tus folios

 Agregar nuevo catálogo de folios

Para acceder a este apartado, ingresa a Sistema → Personalización → Folios, una vez ahí selecciona el botón +Agregar Folio para empezar la configuración.

 Establece tu Folio y Serie

A continuación te aparecerá la siguiente ventana, en ella podrás definir tu Folio y Serie. Es recomendable que en el apartado de Folio inicie en 0 para que tu primer folio sea el siguiente, es decir 1. El apartado de Serie es libre, para que puedas asignar caracteres alfabéticos o numéricos según más te convenga.

 Selecciona el tipo de folio que deseas

Los folios y series que acabas de establecer anteriormente, los puedes asignar a un ejecutivo, grupo o formato en específico. Este es el momento de definirlo.

 → Por ejecutivo: Automáticamente te aparecerá la lista de tus ejecutivos, selecciona el nombre de la persona a la que quieras asignar este catálogo de folios.

 → Por documento: Selecciona el tipo de documento que llevará el catálogo de folios previamente configurado.

 → Por grupo: Elige el grupo que tendrá asignado esta configuración de folios, puede ser más de uno.

 Ten mayor control de tus documentos

Al crear nuevos documentos, por ejemplo cotizaciones, te será más fácil controlar el orden que debe seguir cada documento. Automáticamente te sugerirá un folio, en caso de aplicar para 2 reglas específicas, por ejemplo por ejecutivo y documento, podrás elegir la que más se adecúe al documento que estás creando.